Afinal, como organizar um evento?

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Saber como organizar um evento é uma tarefa complexa. Afinal, você precisa de muito planejamento estratégico para que todas as fases de organização saiam conforme o esperado.

Não importa se o seu evento é social, esportivo, acadêmico, cultural (dentre outros); existem algumas fases de planejamento que são iguais para todos eles.

Vamos aprender como organizar um evento? Continue conosco!

Conheça o público-alvo

O primeiro passo sobre como organizar um evento é conhecer o seu público.  

Afinal, cada etapa do planejamento precisa ser pensada, considerando as necessidades e preferências da sua audiência.

Então, um dos maiores segredos para ter sucesso na organização de eventos é criar ações que sejam interessantes ao seu público. 

Assim, é importante entender o porquê das pessoas terem interesse no seu evento e o que elas querem aprender nele.

Caso contrário, as pessoas não terão interesse em participar.

Defina quais são as suas metas

O segundo passo sobre como organizar um evento é definir quais são as suas metas e objetivos. 

Vale ressaltar que essa etapa é muito importante, pois norteará todas as próximas. Pense: o que eu quero alcançar com a organização deste evento?

Confira um exemplo de objetivo e meta para você se inspirar:

  • objetivo: criar um evento criativo e único de marketing digital;
  • meta: vender uma consultoria de marketing digital.

Escolha a data, horário e local

Na hora de escolher a melhor data, horário e local para o seu evento é importante ficar de olho no calendário.  

Tenha atenção se o seu evento não vai coincidir com feriados, eventos da concorrência e até mesmo grandes atrações na sua cidade — caso o evento seja presencial.

Determine quais são as atrações: uma das principais estratégias sobre como organizar um evento

Na hora de definir as atrações para o seu evento é importante pensar fora da caixa. 

Crie eventos em que as pessoas realmente tenham interesse em participar e que seja, de fato, algo inovador e diferenciado.

Aqui, novamente, é importante ter atenção com as preferências e necessidades do seu público.

Assim, fica mais fácil investir em atrações que realmente chamem a atenção.

Crie um cronograma de atividades

São inúmeras as responsabilidades na hora de saber como organizar um evento.

Por isso, para não se atrapalhar e deixar alguma ação importante para trás, crie um cronograma de atividades.

É importante especificar:

  • o prazo para a conclusão da tarefa;
  • qual é a ação;
  • quem é o responsável; e 
  • o status.

Assim, fica mais fácil você acompanhar e monitorar o que já foi feito e o que precisa ser providenciado.

Estabeleça boas estratégias de divulgação

Para que as pessoas fiquem sabendo do seu evento, você precisa investir em boas estratégias de divulgação. 

A notícia boa é que, devido ao universo digital, as possibilidades são inúmeras.  Veja algumas alternativas:

  • divulgue MUITO nas redes sociais;
  • envie e-mail marketing;
  • aposte nos anúncios patrocinados;
  • crie um site e blog completo do evento;
  • tenha um número de WhatsApp para tirar as dúvidas dos participantes.

Você gostou de aprender como organizar um evento?
Se sim, aproveite e leia também: Marketing digital para eventos: qual é a importância?

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