Saber como organizar um evento é uma tarefa complexa. Afinal, você precisa de muito planejamento estratégico para que todas as fases de organização saiam conforme o esperado.
Não importa se o seu evento é social, esportivo, acadêmico, cultural (dentre outros); existem algumas fases de planejamento que são iguais para todos eles.
Vamos aprender como organizar um evento? Continue conosco!
Conheça o público-alvo
O primeiro passo sobre como organizar um evento é conhecer o seu público.
Afinal, cada etapa do planejamento precisa ser pensada, considerando as necessidades e preferências da sua audiência.
Então, um dos maiores segredos para ter sucesso na organização de eventos é criar ações que sejam interessantes ao seu público.
Assim, é importante entender o porquê das pessoas terem interesse no seu evento e o que elas querem aprender nele.
Caso contrário, as pessoas não terão interesse em participar.
Defina quais são as suas metas
O segundo passo sobre como organizar um evento é definir quais são as suas metas e objetivos.
Vale ressaltar que essa etapa é muito importante, pois norteará todas as próximas. Pense: o que eu quero alcançar com a organização deste evento?
Confira um exemplo de objetivo e meta para você se inspirar:
- objetivo: criar um evento criativo e único de marketing digital;
- meta: vender uma consultoria de marketing digital.
Escolha a data, horário e local
Na hora de escolher a melhor data, horário e local para o seu evento é importante ficar de olho no calendário.
Tenha atenção se o seu evento não vai coincidir com feriados, eventos da concorrência e até mesmo grandes atrações na sua cidade — caso o evento seja presencial.
Determine quais são as atrações: uma das principais estratégias sobre como organizar um evento
Na hora de definir as atrações para o seu evento é importante pensar fora da caixa.
Crie eventos em que as pessoas realmente tenham interesse em participar e que seja, de fato, algo inovador e diferenciado.
Aqui, novamente, é importante ter atenção com as preferências e necessidades do seu público.
Assim, fica mais fácil investir em atrações que realmente chamem a atenção.
Crie um cronograma de atividades
São inúmeras as responsabilidades na hora de saber como organizar um evento.
Por isso, para não se atrapalhar e deixar alguma ação importante para trás, crie um cronograma de atividades.
É importante especificar:
- o prazo para a conclusão da tarefa;
- qual é a ação;
- quem é o responsável; e
- o status.
Assim, fica mais fácil você acompanhar e monitorar o que já foi feito e o que precisa ser providenciado.
Estabeleça boas estratégias de divulgação
Para que as pessoas fiquem sabendo do seu evento, você precisa investir em boas estratégias de divulgação.
A notícia boa é que, devido ao universo digital, as possibilidades são inúmeras. Veja algumas alternativas:
- divulgue MUITO nas redes sociais;
- envie e-mail marketing;
- aposte nos anúncios patrocinados;
- crie um site e blog completo do evento;
- tenha um número de WhatsApp para tirar as dúvidas dos participantes.
Você gostou de aprender como organizar um evento?
Se sim, aproveite e leia também: Marketing digital para eventos: qual é a importância?